Tu nuevo asistente de oficina: cómo pedirle bien a la IA
Piensa en la última semana: ¿cuántas horas se fueron en escribir correos, pasar notas en limpio, armar un reporte o buscar un dato en un Excel enorme? En muchas oficinas mexicanas esas tareas se comen más de la mitad de la jornada. La buena noticia es que hoy tienes a la mano asistentes de IA que pueden hacer el primer borrador de casi todo eso en segundos.
En este curso usaremos herramientas reales: ChatGPT, Claude, Gemini y Copilot para conversar; Copilot dentro de Word, Excel, PowerPoint y Outlook; Gemini dentro de Gmail, Docs y Sheets; y otras como Gamma, Canva, Notion AI, NotebookLM y Perplexity. No necesitas todas: con una cuenta gratuita de cualquiera de los asistentes puedes hacer las prácticas.
La IA es como un becario muy rápido y muy leído: te entrega borradores en segundos, pero tú eres responsable de revisar, corregir y decidir qué se envía. Nunca firma por ti.
Los 4 ingredientes, explicados
Dile qué papel juega: Actúa como asistente de dirección con experiencia en comunicación corporativa.
Quién recibe, qué pasó antes, qué tono maneja tu empresa. Entre más contexto, menos genérico.
Un verbo claro: redacta, resume, compara, corrige, traduce, enlista.
Extensión, viñetas, tabla, asunto incluido, máximo 120 palabras, etc.
Vas a pedirle a la IA un correo real de tu trabajo. Abre ChatGPT, Gemini, Claude o Copilot (versión gratuita). No pongas nombres reales de clientes todavía: usa nombres inventados.
Actúa como asistente administrativa de una empresa mexicana de distribución. Contexto: mañana a las 10:00 hay junta de arranque de trimestre con los 6 coordinadores de área; se cambió de la sala B a la sala de juntas del tercer piso y cada quien debe traer sus cifras de ventas de septiembre. Tarea: redacta el correo de aviso. Formato: asunto claro, máximo 90 palabras, tono cordial y directo, cierre con mi firma: Laura Méndez, Asistente de Dirección.
Un correo breve con asunto (por ejemplo, Cambio de sala: junta de arranque de trimestre, mañana 10:00), los datos clave en orden y una petición concreta de traer las cifras. Si salió muy largo o muy formal, pídele: Hazlo más corto y menos acartonado.
Tu turno: toma un correo que tengas que escribir esta semana y arma el prompt con los 4 ingredientes. Compara el resultado con lo que habrías escrito tú y anota cuánto tiempo te ahorraste.
La primera respuesta casi nunca es la final. Pide ajustes como si hablaras con un compañero: más corto, más cálido, quita el tecnicismo, pon las fechas en negritas. Esa iteración es donde está la magia.
- ›La IA te da borradores rápidos; tú revisas y decides qué se envía.
- ›Un buen prompt de oficina lleva rol, contexto, tarea y formato.
- ›Conversa y pide ajustes: la segunda o tercera versión suele ser la buena.
- ›Practica con datos inventados hasta que veas el módulo de confidencialidad.
